西北大学档案馆成立于1993年4月，既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用学校档案信息资源的专门机构，同时还承担着校史校志研究与爱国爱校教育等任务。档案馆下设办公室、业务指导室、保管利用室、校史办公室。
西北大学自建校起即有文书档案工作。1949年以前，档案工作由校长办公室文书组负责。1949年至1958年由党委办公室和校长办公室分别管理。1958年党委办公室设立档案室，集中统一管理学校的文书档案。1982年学校设专人负责科技档案的管理工作。1983年成立了档案科，隶属党委办公室领导。 1984年成立了科技档案科，1989年成立了综合档案科。1990年7月，成立了综合档案室，为副处级建制，归校办领导。1993年4月，成立了档案馆，为正处级建制。1999年6月，档案馆成为副处级建制，由校办代管。
档案馆编制6人，现有工作人员5人，其中：副高级职称2人、中级职称2人、初级职称1人；研究生学历3人、大学学历2人。另外，学校各单位设有兼职档案员共计67人。档案馆位于太白校区图书馆一层，馆舍面积479.7平方米，其中库房面积341平方米。馆内基础设施比较完备，配有计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、摄像机、密集架、防磁柜、底图柜、空调器、除湿机等设备。另外，学校建有校史馆，建筑面积1000平方米，西北大学在120多年的办学历程中，形成了类型多样、内容丰富、数量庞大的珍贵档案资料。这些档案不仅真实记录了学校创建、变迁、发展的历史，而且承载着学校的办学理念、校训、校风、学风和“西大精神”等，彰显了学校厚重的文化底蕴。
西北大学档案分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类、人物类、实物类、重大活动类等15个门类。1949年以前的国立西北大学全宗档案2096卷， 已于1980年9月移交陕西省档案馆保存。目前，馆藏的西北大学全宗档案共计13万余卷(件）。馆藏珍品档案有江泽民、李鹏、李瑞环、李岚清、乔石、习仲勋、李铁映等党和国家领导人的照片、题词；新中国首任校长侯外庐的任命令；茅盾先生手书的“西北大学”真迹；李岚清为西北大学制作的篆刻印章；王岐山、安启元、贾平凹、张维迎等历届学生的学籍档案；不同历史时期的校徽及建国后各部门的印章；高鸿、侯伯宇、王耀东、张国伟、舒德干、李浩等著名教授的手稿和实物。另外，档案馆还藏有光绪皇帝朱批创建陕西大学堂奏折、陕西大学堂总办吴树棻1880年会试考卷、陕西大学堂总教习屠仁守制定的《新定宏道书院条规》手稿、国立西北大学校长钱鸿钧的讲义、1913年西北大学毕业证书、《西安临大校刊》和《西北联大校刊》等不同时期珍贵的校史资料。
档案馆积极开展档案编研和校史研究工作，为学校的改革发展和社会提供优质服务，取得了良好的社会效益。编写出版了《西北大学大事记（1901-2002）》《西北大学大事记（2002-2017）》《西北大学教授专家名录》等；编纂了《西北大学档案学专业志》《西北大学1991-2010年教育史料汇编》《西部大开发陕西教育发展志西北大学篇》；参与《陕西教育年鉴》《西北大学年鉴》编纂工作；承担省级项目4项、校级项目3项；先后在《西北大学学报》《陕西档案》等期刊发表论文20余篇。其中，“对高校档案分类编号的几点思考”于1996年11月获1991-1995年度陕西省档案学优秀成果二等奖；《西北大学教授专家名录》于1996年11月获1991-1995年度陕西省档案学优秀成果二等奖。档案馆积极开展档案宣传工作。2014年以来，以“国际档案日”等重要节日或重大活动为契机，先后举办了学术报告、主题展览、播放专题片、知识竞赛、参观校史馆、档案捐赠、档案工作会议等系列活动，营造了浓郁的档案宣传氛围，向全校师生普及了档案法律法规、档案专业和校史等知识，提升了全校师生的档案意识。
档案馆是陕西省高校实施国家教委《高校档案实体分类法》试点学校之—，又是西北大学档案学专业教学实习基地。先后荣获“陕西省档案工作先进集体”、“陕西高等学校档案工作先进单位”、“教育志校志编纂工作优秀单位”、“教育志鉴综合工作优秀单位”、“教育志编纂工作优秀单位”、“教育年鉴编辑工作优秀单位”等称号。3人被评为陕西省高等学校档案工作先进工作者，1人被评为2011-2015年全省法治宣传教育工作先进个人，1人被评为陕西省教育志鉴编纂工作先进个人。
新形势下，档案馆按照“围绕中心、夯实基础、改进作风、规范管理、追赶超越、争创一流”的思路，以改革为动力，以质量为目标，认真贯彻落实国家、省和学校的要求，加强“三个体系”建设，充分发挥档案工作记载历史、传承文明、服务学校和社会的作用，推动学校档案事业有序、健康、协调发展。通过全校努力，早日把档案馆建设成为面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育和爱校教育基地、档案利用中心、学校公开信息查阅中心、电子文件备份中心，为建设国际知名的有特色高水平研究型大学做出新的更大的贡献。
（2024年6月更新）