校内各有关单位：

为做好校庆档案归档工作，确保各类档案及时、准确、完整归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

在校庆工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料。文件材料的归档范围按照《西北大学校庆档案归档范围和保管期限表》（附件1）执行。

二、归档时间

 2023年6月30日前。

三、归档要求

1、请各单位按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整；希望各单位分管档案工作的负责人切实加强对本单位档案工作的领导，兼职档案员切实履行档案工作职责，做好本单位档案材料的归档工作。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、涉密档案单独立卷归档，“坚持上网信息不涉密，涉密信息不上网”，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手工填写送交档案馆。

3. 归档单位移交档案材料时须填写《西北大学档案移交目录》（附件2）一式2份，交接双方签字并加盖所在单位印章后，归档单位和档案馆各存1份。

4、归档所需的案卷封皮从档案馆领取，卷内目录（附件3）、备考表（附件4）附后。

5、归档请用西北大学档案信息管理系统提交目录及原文，声像档案文件请上传原文件至系统并拷贝本地备份移交，文件格式需符合西北大学档案信息系统要求的格式。如确因现实问题文件格式和大小无法符合上传要求，需要选择合适的存储介质进行移交。

6、归档文件材料需准备一式三份，原件交档案馆归档，一份交校庆办留存，一份原单位自行留存。

四、移交地点、联系人及电话

地址：太白校区图书馆一层东侧档案馆110室。

联系人：赵嘉文

联系电话：88302979

附件：1.西北大学校庆档案归档范围和保管期限表

2.西北大学档案移交目录

3.卷内目录

4.备考表

   5.归档系统说明

                                                                                               档 案 馆

                                                                                               校 庆 办

                                                                                            2023年3月22日